Posledné dni sme sa na viacerých stretnutiach bavili s podnikateľmi na tému evidencie hotovosti v ekase. Paradoxne sme sa stretli s viacerými rôznymi názormi a vyjadreniami, tak sme sa tejto téme začali viac venovať a oslovili sme aj samotnú finančnú správu. 

Aké sú naše zistenia?

  • vklad a výber je nevyhnutné vykonávať pri každom pohybe hotovosti mimo zaevidovania tržieb v kase
  • výber na konci dňa je odporúčané robiť za všetky používané platidlá (hotovosť, platobná karta aj stravné lístky)
  • ekasa nerozlišuje medzi platidlami 
  • stav hotovosti za pokladňu sa nedá odkontrolovať v reálnom čase z portálu finančnej správy (pri štandardných slížikových online registračných pokladniach) 
  • prehľad, ktorý získa ekonóm/účtovník na konci mesiaca z portálu finančnej správy nemá rovnako informáciu o spôsobe platby v sumáre dokladov 

Sporné otázky prichádzali v momente kedy sme sa chceli na prevádzke dopátrať a uistiť sa, že stav hovotosti v peňažnej zásuvke súhlasí so stavom evidovaným v systéme ekasa. Pokyny a návody rôznych poskytovateľov kás sa rôznia, jední odporúčajú vykonávať vklady a výbery iba pri pohybe hotovosti a iní VÝBER v kumulovanej sume za obrat z celého dňa. 

Po dlhšom pátraní sme sa rozhodli obrátiť na portál finančnej správy, z ktorého sme dostali jasné usmernenie a potvrdenie týchto skutočností. Ekasa pozerá na vaše tržby ako na kumulovaný obrat. Za hotovostnú tržbu považuje aj obraty v hotovosti, aj obraty za platbu kartou aj za platbu stravenkami, ak tie na prevádzke používate. 

Odporúčanie z finančnej správy je také, že počas dňa je v peňaznej zásuvke potrebné uchovávať okrem hotovosti aj prijaté stravné lístky aj potvrdenia z platobného terminálu pri platbe kartou. Tieto všetky sa považujú za hotovostnú tržbu vašej prevádzky a slúžia na zdokladovanie aktuálneho stavu hotovosti. 

Ekasa nepozná dennú uzávierku a teda denné tržby nenuluje (ako tomu bolo doposiaľ bez ekasy). Kumulujú sa v nej obraty za všetky druhy platieb. Ak na vašej prevádzke na konci dňa odvádzate z poklane tržby, je potrebné tento tento odvod zaevidovať aj v ekase. Nakoľko ekasa považuje všetku tržbu za hotovostnú, je VÝBER potrebný za všetky druhy platidiel. Ak by ste výber realizovali iba za prijatú hotovosť, ekasa by v aktuálnom stave kumulovala obraty za ostatné druhy platieb a finančná správa by očakávala, že vo vašej kase tieto tržby aj reálne uchovávate. Ak však, ako býva zvykom, na konci dňa hotovosť, stravenky aj terminálové potvrdenia odvádzate z pokladne preč, je nevyhnutné túto skutočnosť mať zaevidovanú aj v ekase.  

Naše odporúčania

Preverte si u vášho dodávateľa ekasy akým spôsob sa evidujú výbery vo vašej aplikácii. Je totiž možné, že pri manuálnej dennej uzávierke automaticky odosiela do ekasy výber za všetky druhy platidiel. Je však možné, že tak robí iba za hotovosť a je možné, že to automaticky nerobí vôbec. 

Aké riešenie vám prinášame my? 

Aby ste v každom bode mali presný prehľad o aktuálnom stave pokladne, v hotelovom systéme Ellipse sme doplnili samostatný prehľad ku ekase, ktorý sa nachádza v záložke Pokladňa - Uzávierka - Ekasa. Na tomto mieste si viete načítať všetky doklady zaevidované v ekase vrátane aktuálneho stavu tržieb. Na tomto mieste môžete manuálne kedykoľvek vykonať VKLAD alebo VÝBER a udržiavať si skutočný stav identický so stavom v systéme ekasa. 

 

V záložke ekasa - prehľad, si dokážete načítať všetky zaevidované doklady vrátane vkladov a výberov, tento prehľad si dokážete vyexportovať do excelu alebo vytlačiť v tlačovej zostave a zároveň sa môžete prekliknúť do detailu každého zaevidovaného dokladu. 

 

 

Viac info o našom prepojení s ekasou nájdete tu: Sme pripravení na ekasu. V prípade otázok nás neváhajte kontaktovať e-mailom: office@horecagroup.sk